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ALSI、「ECOAS経費・旅費精算」を導入したアルプス電気の事例公開
2018/10/19 15:36
アルプス電気は、「紙削減プロジェクト」の取り組みを進める中で、特に削減効果が期待できる「社員の経費・旅費精算業務」と「支払審査業務」について、電子帳簿保存法への対応を進めることとなった。経費・旅費精算と支払審査で発生していた件数は、それぞれ年間6万申請あったという。使用する紙の量も、経費・旅費精算では1申請当たり2枚、支払審査では1申請当たり平均5枚あるため、経費・旅費精算では少なくとも年間12万枚、支払審査では年間30万枚、合計42万枚の紙が使われていた。申請部門が原本コピーを保管していることもあり、実際にはさらに多くの紙が使用されていたと考えられる。
紙の使用量削減のほかに、申請から承認までのリードタイムや税務監査時の対応スピード、紙の保管場所などについても課題があり、電子帳簿保存法に対応した経費・旅費精算業務の効率化を図るプロジェクトが発足した。
電子帳簿保存法に対応している経費旅費精算パッケージベンダーのなかから、ALSIのECOAS 経費・旅費精算とクラウドで利用できる製品を比較した結果、(1)ERPシステムとのデータ連携、(2)カスタマイズの柔軟性、(3)標準機能、(4)コスト比較、(5)電子帳簿保存法対応の実績――の5点の選定基準からECOAS 経費・旅費精算が採用された。
導入後、社員からは「紙の提出がなくなり申請が楽になった」「承認までが早くなった」という声が挙がっており、経理部門では「月末・決算の多忙な時期の申請書類不備による差し戻しが少なくなり、電子データなので処理が早くなった」と、作業負担の軽減につながっているという。
なお、ECOAS経費・旅費精算と合わせて、JFEシステムズ(西崎宏社長)のデータ保存・配信ソリューション「DataDelivery」も導入され、電子データによる文書の保管と管理が可能となっている。
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外部リンク
アルプスシステムインテグレーション=http://www.alsi.co.jp/
アルプス電気=https://www.alps.com/j/
JFEシステムズ=https://www.jfe-systems.com/
「ECOAS 経費・旅費精算」=http://www.alsi.co.jp/industry/ecoas/expense-ele/