前号で取り上げた『文章力の基本』のメール版である。普段、私たちはあまり意識せずにメールのやりとりを行っている。だが、ことビジネスとなれば、それなりにわきまえたメール作法というものがある。本書のコンテンツから、知っているようで案外知らないルールや文書作法などをピックアップしてみる。

◇返信メールで件名は変更しない……メールの「返信」をクリックすると、件名の頭に「Re : 」がつく。これは返信の意味なので、件名はそのままにしておく。相手の社名と名前が書いてあっても変更・削除してはいけない。

◇本文は「結論→理由→詳細」の順に書く……まず結論から先に述べることが重要。状況や理由から書くと、要点が伝わりにくい。

◇書いたメールは「送信トレイ」に置いて確認する……相手が読むのと同じように表示される「送信トレイ」を用いて、再読する。点検事項は、（1）誤字･脱字はないか、（2）変な箇所で改行されていないか、（3）書き忘れたことはないか、（4）添付ファイルをつけ忘れていないか、など。

◇メールに不適切は言葉を使わない……例えば、「返事はなるはやでお願いします」というような表現はバツ。「6月13日（月）までにご回答いただければ幸いです」というように、ビジネスレターに則った文章で、期限を示すことが大切。

　ここに挙げたのは、本書の内容のごく一部。全部で77項目に及ぶルールは、メールで恥をかかないための教科書として役立つ。（止水）


『大切だけど、だれも教えてくれない 77のルール メール文章力の基本』
藤田英時著 日本実業出版社刊 （1300円＋税）